Evenement of webinar?

Kiezen tussen evenement of webinar: deze vier afwegingen helpen je een keuze te maken.

2 april 2021 Events

De laatste jaren hebben beurzen en evenementen een enorme groei doorgemaakt in de agrarische sector. Dat is niet geheel onlogisch, want de investeringen die een boer moet doen zijn doorgaans fors. Uiteraard is het dan prettig om in de praktijk kennis en ervaring op te doen voordat je zo’n investering doet. Echter zette de corona-crisis in maart 2020 een streep door alle evenementen. Beurzen, symposia en thema-dagen werden afgelast of uitgesteld. Reagerend op de maatregelen werd er een oplossing gevonden in het alternatief van webinars en groeide de populariteit van dit middel enorm. Inmiddels een jaar en vele webinars met een kleine 10.000 bereikte personen later kunnen we evalueren: blijven we bij de webinars of gaan we terug naar de evenementen? Of is er misschien wel een mix mogelijk?

Om hier een keuze in te maken is het belangrijk om een afweging te maken om basis van de volgende punten:

1 Wat voor contact wil je met je deelnemers?

Een van de belangrijkste redenen om een evenement te organiseren is het directe contact met de klanten. Je kunt rechtstreeks een gesprek met ze voeren, wat jou in staat stelt om niet alleen hen te kunnen informeren over je product of dienst, maar ze direct in de praktijk de voordelen te laten zien en eventuele bezwaren weg te nemen. Daarnaast kun je ook vragen persoonlijk beantwoorden en een bezoeker direct advies geven dat op zijn persoonlijke situatie is afgestemd.

Eerlijk is eerlijk: bij een webinar is dat iets minder makkelijk. Wederzijdse communicatie is lastiger en het bestaat toch wat meer uit zenden. Echter zijn er voldoende mogelijkheden om toch het gesprek te voeren met de kijkers door middel van polls of een quiz die tussentijds uitgevoerd kunnen worden en de mogelijkheid om aan het einde van het webinar (of achteraf) vragen te kunnen stellen. Initieel werd gevreesd dat dit contact onvoldoende zou zijn, maar uit de praktijk blijkt dat ervaringen hiermee erg positief zijn en er ook opvolging mogelijk is in de vorm van leads.

Er zit dus zeker een verschil in het contact, en of nét dat extra stukje persoonlijke contact nodig is zal afhangen van de reden waarom je het webinar organiseert (de welbekende doelstelling) en wat voor jouw doelgroep prettig is.

2 Wat zijn je beschikbare middelen?

Zowel voor de organisatie als voor de doelgroep heeft een webinar een hoop praktische voordelen. Een webinar kijk je lekker makkelijk thuis vanaf de bank. De boer hoeft er niet voor op pad (en dus ook geen vervanger te regelen om de boerderij waar te nemen) en kan het webinar bekijken wanneer het hem of haar uitkomt. En schikt het even niet? Dan is een webinar eenvoudig later terug te bekijken. Gemak kan daarbij een reden zijn, maar denk ook aan boeren die niet willen langskomen, bijvoorbeeld vanwege gezondheidsredenen of sociale angsten.

Daarnaast vraagt een webinar ook om minder werkzaamheden. Inhoudelijk moet er natuurlijk van alles geregeld worden, maar dat geldt ook voor een evenement. Het zijn vooral de praktische zaken van een evenement die extra werkzaamheden kosten: parkeerplaatsen, bezoekersbandjes, stoelen, eten en drinken, opbouwen en afbouwen, etc. Heb je hier niet de middelen voor? Dan kan een webinar een uitkomst bieden.

3 Hoe groot moet het bereik zijn?

Een evenement heeft zo zijn beperkingen in het bereik. Denk bijvoorbeeld aan de afstand die bezoekers moeten afleggen - immers, wil je meer dan een uur in de auto zitten voor een evenement moet het wel ongelofelijk goed zijn. Of wat dacht je van het beschikbare aantal fysieke plaatsen op locatie?

Met een webinar kun je in theorie de hele wereld bereiken (en in de praktijk zien wij af en toe kijkers uit bijvoorbeeld Noorwegen, Canada of India). Uiteraard kun je je afvragen of je dat zou willen, maar bijvoorbeeld bij het landbouwdebat voor verkiezingen hebben wij zo’n 3000 kijkers gehad - zie die allemaal maar eens een plekje te geven.

Voeg je het beste van deze twee werelden samen kun je een evenement organiseren dat je ook nog eens via een live webinar uitzendt. Het stelt je in staat om zowel gasten te verwelkom die graag langs willen komen én geïnteresseerden die niet kunnen of willen toch te laten deelnemen door middel van een webinar. Zie je het al voor je? Hoe mooi is het dat je tijdens een presentatie zowel vragen van aanwezigen als online kijkers kunt stellen?

4 Welke sfeer wil je neerzetten?

Bij de aankoop van een product of dienst wordt er altijd een rijtje met voor- en nadelen gemaakt. Echter speelt ook het onderbuikgevoel en vertrouwen een belangrijke rol in de aankoopbeslissing. Denk hierbij aan gevoel wat je overhoudt naar aanleiding van een prettig gesprek, die dame die je zo fijn te woord stond of het vertrouwen in een bedrijf. Om een bijdrage te leveren aan zo’n onderbuikgevoel en het vertrouwen is de sfeer erg belangrijk.

Met interessante onderwerpen, leuke sprekers en interactief contact met de kijkers kun je met een webinar een goede sfeer neerzetten. Echter biedt een fysiek evenement nog meer mogelijkheden om te werken aan een fijne en prettige sfeer. Dat zit ‘m in de kleine dingen, zoals een prettig ontvangst, een goede bak koffie, even dat stukje persoonlijke aandacht achteraf van de spreker, enzovoorts. Vraag jezelf dus goed af wat die extra mogelijkheden voor sfeer bij een evenement jou kunnen bieden.

Kiezen: wat wilt jouw potentiële klant?

Bij het maken van een keuze moet je dus goed kijken of je persoonlijk en direct contact een vereiste is, of je voldoende middelen hebt om een evenement te organiseren en hoeveel mensen je wilt bereiken.

Echter voordat je een keuze maakt is het belangrijk om goed helder te hebben in welke fase van de klantreis jouw klant zit. Is hij nog zoeken naar informatie over zijn probleem? Dan is een webinar een laagdrempelige manier voor zowel jou als de boer om hem te informeren en verder te helpen bij zijn zoektocht. Is hij inmiddels volledig geïnformeerd, en overweegt hij een keuze te maken? Dan kan een evenement waarbij hij jouw product in de praktijk kan zien en testen nét die beslissende factor zijn om toch bij jou overstag te gaan.

Vind je dit lastig? Dat is niet zo heel gek. Gelukkig is het antwoord vaak minder ingewikkeld dan je denkt. Wil je dat iemand eens met je meedenkt? Onze media-adviseur denken graag met je mee en geven je vrijblijvend advies zodat jij de beste keuze kunt maken.